Tuesday, May 7, 2013

Menangani Keluhan Pelanggan



Kesalahan sekali dua kali yang diakibatkan oleh produk dan pelayanan Anda tentu suatu hal yang wajar. Hanya saja, kesalahan ini berpotensi mengakibatkan pelanggan kecewa, marah, dan tidak mau berbisnis lagi dengan Anda ke depannya. Bagaimana mengubah pelanggan yang marah menjadi pelanggan yang puas?
Untuk dapat menangani kemarahan pelanggan, ada beberapa poin penting yang perlu kita perhatikan.
Langkah 1: Hadapi Pelanggan Langsung

Ketika seorang pelanggan menemukan masalah terkait dengan produk atau jasa yang digunakannya maka ia menginginkan supaya masalah tersebut diselesaikan secepatnya. Saat itu juga. Ketika masalah muncul, tentunya emosi pelanggan naik, bahkan mungkin mereka sangat marah. Oleh karena itu, ketika pelanggan melaporkan masalah atau komplain, tangani secepatnya. Jangan lama apalagi menunda atau meminta rekan anda untuk menemuinya dan memecahkan masalah yang terjadi saat itu.

Semakin lama tindakan Anda untuk menunda penyelesaian masalah, maka pelanggan akan semakin marah dan kecewa. Reputasi Anda di depan matanya pun akan semakin hancur. Semakin sulit pula usaha Anda untuk memperbaiki hubungan.

Langkah 2: DENGARKAN
Saat pelanggan emosi nya masih tinggi, masih kesal, kecewa , yang mereka butuhkan hanyalah DIDENGARKAN..!! dan Yang harus anda lakukan hanyalah MENDENGARKAN
Pelanggan yang marah ingin diselesaikan masalahnya. Ini hanya separuh benar. Memang mereka ingin masalahnya ditangani, tetapi mereka juga ingin DIMENGERTI dan DIDENGAR. Mereka ingin menyalurkan kemarahan atau kejengkelannya.
Biarkan pelanggan memberitahu kepada Anda mengenai masalah apa yang terjadi pada mereka. Dengarkan pelanggan, meskipun mereka bercerita panjang lebar, biarkan mereka meluapkan kekesalan dan kemarahan mereka. Ini penting supaya pelanggan merasa bahwa keluhan mereka didengarkan, dan Anda serius dalam mengatasi masalah mereka. Berikan empati Anda dengan tulus kepada mereka.

Dengan mendengarkan dengan baik, maka Anda akan dapat memahami akar permasalahan, sehingga bisa mendefinisikan masalah, untuk kemudian mengambil tindakan koreksi yang perlu, atau mendiskusikan dengan atasan Anda dan mencegah kejadian serupa terulang kembali.

Langkah 3: Mengakui Kesalahan , MINTA MAAF dan Berusaha Memperbaiki
Setelah mendengarkan informasi dari pelanggan, yang penting Anda lakukan adalah meminta maaf atas kesalahan atau kelalaian Anda, yang menyebabkan ketidaknyamanan yang dialami pelanggan. Meskipun bukan Anda yang bersalah langsung, mintakanlah maaf kepada pelanggan tersebut, ambil inisiatif untuk tanggung jawab. Dengan demikian, maka setidaknya Anda sedikit meredakan emosi mereka. Jika Anda berusaha untuk melawan pelanggan tersebut dengan argument, atau menyalahkan orang lain, maka ini hanya akan mengakibatkan pelanggan kecewa dan semakin marah.


Langkah 4: Recovery Secara Signifikan

Untuk menjadikan seorang pelanggan yang kecewa dan marah menjadi pelanggan yang puas, Anda harus melaksanakan recovery secara signifikan. Permasalahan tidak akan selesai hanya dengan minta maaf. Jika Anda hanya minta maaf saja, pelanggan besok tidak akan kembali ke tempat Anda. Anda harus menyelesaikan apa yang menjadi akar permasalahan, dan meyakinkan pelanggan bahwa kesalahan tidak akan terulang lagi.

Ketika terjadi suatu kesalahan atau kekecewaan pada pelanggan, maka pelanggan merasa bahwa Anda berutang pada mereka. Oleh karena itu, jangan ragu untuk menerapkan kebijakan recovery yang signifikan,berikan reward,
Biasanya konsumen Indonesia tidak rasional dan sangat emosional serta tidak enakan. Meskipun Anda rugi lakukan saja toh hanya berkorban untuk satu atau dua orang saja. Efeknya akan sangat luaar biasa
misalnya makan gratis saat itu juga, voucher jumlah besar, merchandise gratis, atau apa saja, yang penting harus di luar ekspektasi pelanggan. Anda harus menampilkan kesan bahwa perusahaan Anda benar-benar merasa bersalah atas apa yang terjadi, dan ingin memperbaiki hubungan dengan mereka.

Masalah yang disebabkan oleh kesalahan dalam produk maupun pelayanan sewajarnya tentu tidak akan banyak, sehingga pelanggan yang marah atau kecewa tentunya tidak banyak. Anda mungkin ragu untuk melakukan recovery secara signifikan, dan melihatnya sebagai cost. Padahal, ini merupakan suatu investasi, yang dapat membantu untuk mempertahankan pelanggan supaya tetap mau berbisnis dengan Anda. Recovery tentunya tidak seberapa jika dibandingkan dengan customer lifetime value.

Jika terlalu banyak pelanggan yang marah atau kecewa, artinya memang ada kesalahan vital dengan produk/pelayanan Anda, misalnya karena frontline yang kurang terlatih, atau produk yang kualitasnya kurang baik. Segera follow up masalah ini kepada pihak yang terkait.
Sehingga dapat melakukan, recovery yang memuaskan, dan terlebih lagi dengan cepat, mengubah pelanggan yang awalnya kecewa dan marah menjadi puas.
Berapa banyak biaya yang anda keluarkan untuk biaya ikla, pemasaran dan usaha penjualan untuk menarik pelanggan baru ? Berapa banyak anda bersedia berinvestasi pada pelanggan anda yang sudah mempunyai permasalahan karena anda, tetapi masih cukup mempercayai anda untuk mengurus mereka ?

Berikut merupakan langkah-langkah yang bisa ditempuh untuk mengubah keluhan menjadi masukan berharga yang memajukan usaha jika Anda memiliki sebuah usaha.

  1. Ucapkan terimakasih kepada orang yang bersedia memberikan keluhannya. Katakan bagaimana Anda sangat menghargai kesediaannya meluangkan waktu untuk menyampaikan hal itu.
  2. Katakan pada pelanggan yang mengeluh alasan mengapa Anda mengucapkan terimakasih, yaitu karena Anda peduli dengan hubungan yang sudah terjalin dan keluhannya telah memberikan peluang untuk mengatasi masalahnya.
  3. Minta maaflah karena ia merasa kurang nyaman atau terganggu. Akan tetapi jangan memberikan kesan bahwa itu salah Anda. Katakan, “Saya minta maaf karena Anda mengalami masalah tersebut.”
  4. Berikan janji untuk melakukan apapun yang Anda bisa untuk membantu mereka memecahkan masalahnya.
  5. Minta informasi atau klarifikasi atau spesifikasi sehingga Anda bisa memahami sepenuhnya sumber masalah.
  6. Ambil langkah apapun yang bisa dilakukan untuk mengoreksi masalah, fokuslah pada hal yang berada dalam kewenangan dan keahlian Anda. Jika masalah berada di luar kewenangan dan keahlian Anda, berikan penjelasan yang logis dan sopan.
  7. Tanyakan apakah ia merasa masalahnya telah teratasi. Jika belum, ulangi langkah dari awal.
  8. Pastikan Anda belajar dari keluhan. Keluhan-keluhan tersebut bisa memberikan ide untuk produk atau jasa baru yang lebih memuaskan. Keluhan juga memberikan masukan tentang aspek-aspek lemah dalam suatu usaha. (*/Akhlis)
 Menangani keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap yang bijaksana dan tepat karena perusahaan akan lebih mampu mengantisipasi hal-hal yang dapat merugikan.

Sekecil apapun kekecewaan pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan tersebut agar tidak semakin membesar dan berdampak kurang baik bagi perusahaan.

Ada beberapa kiat dalam menangani keluhan pelanggan yaitu:
a. Hadapilah keluhan pelanggan dengan bijaksana, jangan terbawa emosi pelanggan, petugas tidak boleh ikut marah walaupu hati sakit mendengar omelan pelanggan.
b. Dengarkanlah dengan penuh perhatian semua keluhan pelanggan, sedapat mungkin hidupkan suasana penuh keakraban.
c. Petugas pelayanan tidak dibenarkan membuat janji-janji hanya untuk menyenangkan pelanggan, padahal janji tersebut di luar kewenangannya.
d. Berikanlah rasa simpatik dan ikut merasakan kesulitan yang menimpa pelanggan.
e. Tanggapilah keluhan tersebut dengan baik, sertakan ucapan maaf yang tulus dan berjanji akan memperbaiki kekurangan atas pelayanan yang diberikan.

Pada dasarnya keluhan pelanggan dapat dikategorikan ke dalam empat bagian utama, yaitu:
a. Keluhan Mekanikal
Biasanya keluhan ini disampaikan oleh pelanggan karena barang yang dibelinya mengalami kerusakan pada sebagian atau salah satu peralatan atau barang yang dibeli tersebut.

Keluhan mekanikal ini biasanya sering terjadi pada pembelian barang-barang mekanikal dan elektrikal (seperti pembelian TV, tape, radio, AC, laser disc, mobil, motor, dll).

b. Keluhan Akibat Sikap Petugas
Biasanya keluhan ini disampaikan oleh pelanggan, karena sikap petugas yang kurang baik atau negatif pada saat melayani pelanggan.

Hal ini acapkali dialami pelanggan misalnya:
1) Cara bicara yang ketus, terkesan judes.
2) Menampilkan wajah yang masam atau cemberut.
3) Malas-malasan melayani pelanggan (pasif).
4) Menganggap rendah pelanggan.

Yang lebih berbahaya lagi bila petugas pelayanan tersebut memposisikan dirinya ingin menjadi ”pusat perhatian” dengan pakaian dan aksesoris keren, make-up yang wah. Biasanya kebanyakan petugas pelayanan tersebut bertugas di public relations atau customer service.

Petugas seperti ini akan kurang sabar melayani pelanggan, bahkan cenderung bersikap diskriminatif, karena mereka kemungkinan berasal dari keluarga yang kurang perasaan melayani. Banyak pelanggan merasa rendah diri bila berhadapan dengan petugas pelayanan seperti ini, lambat laun akan ditinggalkan pelanggannya.

c. Keluhan Akibat Pelayanan Buruk
Biasanya keluhan pelanggan karena hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan itu sendiri yang buruk. Misal: Pembelian DVD. Pelanggan dijanjikan oleh toko DVD, bahwa apabila DVD mengalami kerusakan, petugas service dalam 1 x 24 jam segera memperbaiki atau menggantinya dengan yang baru, tetapi kenyataannya tidak demikian.

Contoh lain seperti di restoran, penyajian hidangan yang terlalu lama membuat tamu bosan dan jengkel, sehingga selera makan menjadi hilang.

d. Keluhan yang Aneh
Keluhan yang aneh adalah keluhan pelanggan yang di mata petugas merupakan keluhan yang tidak wajar. Pelanggan yang mengeluh seperti ini secara psikologis mungkin saja hidupnya tidak bahagia, kesepian, atau stess. Keluhan yang disampaikan kadangkala tidak perlu dicarikan jalan keluarnya, cukup didengarkan dengan penuh perhatian, karena biasanya orang seperti ini hanya menginginkan hubungan yang hangat antarmanusia.

Dalam menghadapi keluhan pelanggan, kita harus menyadari bahwa keluhan tersebut adalah salah satu langkah untuk menuju perbaikan kinerja perusahaan. Keluhan pelanggan tidak berarti penghinaan terhadap produk perusahaan, melainkan merupakan alat koreksi yang efektif yang akan membuat perusahaan semakin matang. Dengan adanya keluhan, para petugas pelayanan akan menjadi lebih profesional dalam bekerja.

No comments: